Diskusi dengan CL : Persiapan ISO

Diskusi dengan CL mengenai rencana implementasi ISO 9001: 2000

Berkaitan dengan masalah rencana impelementasi ISO 9001: 2000, saya ada sedikit sumbang saran dan ingin sedikit memberikan masukan / usulan berkaitan dengan hal tersebut. Demi kepentingan kita bersama.

Saya merasa perlu memberikan masukan ini, karena melihat kondisi rencana implementasi ISO ini yg sepertinya masih belum rampung.
Mungkin secara prosedural, lazimnya tahapan-tahapan implementasi ISO ini sudah benar dilihat dari kacamata standar dokumen ISO yg ada.
Apalagi jargon yg digunakan selama ini oleh auditor adalah hanyalah sekedar "mencatat apa yang dikerjakan dan mengerjakan apa yang dicatat".
Sepertinya sederhana.

Persoalannya adalah apakah "catatan" (sebagai landasan kita bekerja) itu sendiri sudah benar. Setahu saya seiring dengan berjalannya waktu, catatan yg kita buat, sebetulnya banyak yg harus dikoreksi kembali. Karena pada waktu itu dalam membuat catatan tersebut hanyalah didasarkan atas audit sebelum nya, sebagai koreksi atas kesalahan yg ditemukan. Dan demi menutup kesalahan tersebut akhirnya dibuatlah form-form pembuktian untuk menutupi kekurangan tersebut. Bahkan ada yg dibuat backdate (sebagai alat pembenaran) terhadap bukti apa yg sudah kita kerjakan.

Tetapi menurut saya, pada akhirnya justru kerja yg ada dept justru menjadi tidak efisien.

Menurut saya seharusnya sebelum melangkah kearah sana, ada persoalannya yang seharusnya diselesaikan lebih dulu, yaitu :
1. Perlu dibuat team kecil (team sukses lebih dulu), saya tahu bahwa team ini sudah dibentuk sejak lama.
Dulu saya pernah mengusulkan team sukses ini pada meeting beberapa bulan yg lalu, team ini yg akan masuk kesetiap dept untuk memperbaiki system yg ada di dalam dept tersebut dalam rangka menghadapi audit ISO.
Tetapi mengapa tidak berjalan? Menurut saya karena team ini lebih ke arah memposisikan diri sebagai team auditor.
Padahal menurut saya team ini seharusnya tidak memposisikan lebih dulu menjadi auditor, melainkan sebagai team kecil yg membantu dept-dept yg ada dalam membantu melakukan pembenahan di dalam dept-nya dalam menghadapi audit. Yg bisa jadi dalam sebuah dept proses bisnis yg ada masih belum berjalan, sebagaimana yg diharapkan khususnya dalam menghadapi auditor.

Jadi, menurut saya team kecil ini tugasnya adalah, melakukan pendampingan terhadap dept-dept yg ada diperusahaan. Pendampingan ini termasuk di dalamnya adalah pembenahan sistem, yg ada disebuah dept. Dan kalau perlu dilakukan BPR (Business Proces Re-engineering), karena bisa jadi di sebuah dept output yg dihasilkan ada yg tidak efisien dan tidak efektif.

2. Hal lain yg menjadi kendala masalah ISO, adalah kita terjebak dengan jargon " mencatat apa yg dikerjakan dan mengerjakan apa yg dicatat". Kita memang mencatat apa yg dikerjakan dan mengerjakan apa yg dicatat, sekalipun dalam banyak hal dilanggar oleh kita sendiri. Karena apa yg disebut "catatan tersebut" pada awalnya kita terlalu terburu-buru. Tidak dipikirkan secara matang, yg pada akhirnya membuat pekerjaan justru menjadi tidak efisien dan efektif. Karen terlalu banyak form yg harus diisi yg memang kita buat sendiri demi sekedar untuk membuktikan apa yg menjadi job discription setiap personal. Menurut saya hal ini harus direkayasa ulang. Untuk itu kehadiran dari team kecil (yg kami anggap lebih punya knowledge yg lebih baik, karena sudah mengikuti persiapan ISO) untuk masuk ke dept-dept sangat diperlukan, guna mengetahui strategi apa yg harus dilakukan dalam menghadapi auditor tersebut. Jangan sampai kita berperang tanpa ada senjata yg harus dipersiapkan. Ini penting, agar kita tidak terlihat bodoh dihadapan para auditor, apalagi menghadapi auditor dari luar.

3. Pendampingan terhadap dept-dept, memang perlu waktu yg tidak sedikit, dan perlu dibuat time table lagi, mungkin perlu beberapa kali pertemuan terhadap dept.
Sehingga benar-benar dicari solusi terbaik untuk sistem yg ada di dept yg bersangkutan. Jangan sampai ada 1 orang yg kelebihan pekerjeaan sementara orang lain sedikit mendapat pekerjaan. Atau bisa jadi pekerjaan terlalu banyak tetapi orangnya sedikit. Dan apakah masing-masing personal sudah efisien dan efektif terhadap pekerjaan yg dilakukan. Sehingga BPR memang perlu diimplementasikan, sebelum kita commit untuk menjalankan prosedur ISO tersebut.

4. Jika di dept sudah sepakat terhadap proses bisnis yg ada didept-nya. Tinggal dibuat form-form untuk pembuktian terhadap pekerjaan yg harus dikerjakan sesuai dengan job description hasil BPR. Sehingga tidak ada alasan lagi jika dept takut terhadap auditor. Karena memang sudah dipersiapkan untuk itu oleh team sukses ISO.

5. Time table baru saat ini sudah dibuat kembali, tetapi menurut saya, penyusunan itu terlalu fokus untuk pembuatan dokumen. Padahal kendala utama yg selama ini dihadapi adalah persoalan proses bisnis yg ada di internal dept itu dulu yg seharusnya dibenahi. Baru setelah itu disepakati alat-alat kelengkapan yg memang diperlukan untuk keperluan tersebut. Jadi intinya dari dalam dulu kita benahi, baru kemudian kita dokumentasikan, dan buktikan.
Jadi dalam time table tersebut, haruslah dimulai dari persoalan internal yg ada di masing-masing dept.

Usulan tersebut pada akhirnya memang membutuhkan waktu yg agak memakan waktu lagi.

Tetapi sebetulnya pekerjaan tersebut bisa juga dibuat shortcut, seperti yg pernah saya usulkan beberapa tahun yg lalu.
Yaitu dalam format workshop yg sebetulnya bisa diselesaikan hanya dalam 3 hari saja (siang malam). Kalau saja masing-masing perserta betul-betul konsentrasi dalam worshop tersebut.
Biasanya agenda dalam workshop tersebut adalah :
1. Hari pertama, sebagai pembukaan kita mengundang orang yg pakar atau sudah berpengalaman dalam implementasi ISO tersebut.
Yg biasanya isinya adalah pengenalan,maksud dan tujuan serta keuntungan apa yg bisa diperoleh dengan menerapkan ISO tersebut. Dan terakhhir adalah memotivator kepada peserta dalam menyusun prosedur tersebut. Selanjutnya,
2. Masing-masing dept mengadakan diskusi secara berkelompok khusus membahas proses bisnis yg ada di masing-masing dept untuk keperluan ISO.
3. Hasil-hasil diskusi dari sebuah dept, akhirnya dibawa ke dalam rapat pleno, yg barang kali ada masukan atau bisa juga dicut oleh pleno.
4. Masing-masing dept wajib mempresentasikan hasil diskusi dari kelompoknya tersebut ke dalam rapat pleno.
5. Dalam rapat pleno tersebut selain dihadiri oleh para karyawan juga ada pakar-pakar yg akan menguji prosedur yg telah disusun tersebut.
6. Biasanya setelah melalui pleno, ada bagian-bagian tertentu yg perlu diperbaiki lagi hasil dari koreksian hasil pleno.
7. Terakhir adalah penandatangan manifesto dari masing-masing dept, bahwa kita sepakat akan mengerjakan apa yg ditulis, dan menulis apa yg kita kerjakan.

Demikian masukan dari saya, mohon maaf jika ada kalimat yang salah dalam penyampaian maksud saya di atas.